打印机扫描多页文件，核心在于启用自动送稿器（ADF）配合支持多页合并的扫描软件，将多张纸质文档一次性生成单个PDF或TIFF文件。这一功能已广泛搭载于主流品牌中高端喷墨与激光一体机中，IDC 2023年办公设备使用报告显示，超86%的企业用户依赖ADF完成日常批量文档数字化。操作时需先确认设备具备物理送稿模块，再于电脑端扫描程序中选择“PDF（多页）”格式、设定300dpi分辨率及黑白/彩色模式，系统即可自动识别页间间隙并顺序拼接。整个过程无需手动翻页，既保障文档完整性，也显著提升行政与财务类纸质材料归档效率。
一、确认硬件条件与文档准备
首先检查打印机是否配备自动送稿器（ADF），这是实现多页连续扫描的物理前提。若设备无ADF，仅能通过平板扫描仪玻璃面逐页翻扫，无法真正实现“一键多页”。确认具备ADF后，将待扫描文档按顺序叠放于送稿托盘中，确保纸张平整、无卷边、无装订钉；文字面统一朝上，导纸板需轻推至贴合纸张边缘，避免进纸歪斜导致卡纸或漏页。对于A4标准纸张，多数中高端机型支持一次加载20–50页，具体容量请查阅设备说明书中的“ADF最大进纸量”参数。
二、电脑端扫描软件设置流程
以Windows系统为例，双击桌面打印机图标或在“开始菜单→所有程序”中打开厂商配套软件（如HP Smart、Canon IJ Scan Utility、Epson Scan 2）。进入主界面后，点击“新扫描”或“创建PDF”，在设置面板中依次完成三项关键配置：第一，来源选择“自动送稿器（ADF）”而非“平板扫描”；第二，文件格式必须选定“PDF（多页）”或“Multi-TIFF”，禁用单页JPG/ PNG格式；第三，分辨率设为300 dpi（文字类文档清晰可读且文件体积适中），色彩模式依内容而定——纯文本选“黑白”，含表格或印章选“灰度”，彩色图表则选“彩色”。
三、执行扫描与后期处理
点击“预览”可快速校验首页效果，确认无偏移、无阴影后点击“扫描”。设备将自动逐页吸入、扫描、识别页间空白并终止当前页，全程无需人工干预。扫描完成后，软件默认弹出保存窗口，建议将文件命名为“2024-XX部门-报销单-共12页”，便于后续检索；保存路径推荐设置为“我的文档/扫描存档”专用文件夹，并勾选“扫描后自动打开文件”以便即时核对页序与完整性。若发现某页模糊或缺失，可立即点击“重新扫描最后一页”功能补录，无需重扫全部。
四、替代方案与注意事项
若电脑未安装原厂软件，可使用Windows自带的“Windows传真和扫描”：打开后点击“新扫描”，在“选项”中手动指定“源”为ADF、“文件类型”为PDF。需注意部分老型号需在打印机控制面板同步选择“扫描到电脑”模式，否则信号无法触发。此外，厚度差异大的混合纸张（如发票+厚卡纸）建议分批扫描，以防ADF搓纸轮打滑造成双页进纸。
综上，多页扫描并非单纯点击操作，而是硬件能力、软件配置与文档规范三者协同的结果。